Maak je niet druk. Slecht nieuws is onvermijdelijk in BPO- en IT-outsourcingprojecten.
De financiën kunnen achteruit hollen, aannames kunnen onjuist blijken te zijn, belangrijke stakeholders zijn ontevreden, enz.
Daarom is weten hoe om te gaan met slecht nieuws een essentiële vaardigheid.
Sommige mensen steken hun kop in het zand in de hoop dat het slechte nieuws vanzelf verdwijnt. Anderen besluiten de kwestie onder het tapijt te vegen.
Wat zou succesvoller kunnen zijn in het omgaan met slecht nieuws?
Snelheid: zie het probleem onder ogen en rapporteer zo snel mogelijk aan de stakeholders
Eigenaarschap: neem verantwoordelijkheid voor het probleem, zelfs als je het niet hebt veroorzaakt
Daadkracht: stel oplossingen voor
Waarom snelheid?
Ten eerste kan slecht nieuws, als het niet snel wordt aangepakt, slechter nieuws worden. De situatie kan verslechteren terwijl je de oorzaak van het probleem niet aanpakt.
Stel dat jouw project een budgetoverschrijding heeft als gevolg van slecht financieel beheer door onervaren teamleden. Je lette niet genoeg op omdat je ze vertrouwde en je bezig was met andere belangrijke zaken.
Je denkt misschien dat het nu geen goed moment is om deze overschrijding aan je leidinggevende te melden. Ze is in een slecht humeur omdat de cliënt deze week ontevreden was. Je wacht dus liever totdat de cijfers er weer beter uitzien. Je team heeft je vorige week laten weten dat er mogelijk binnenkort een financiële meevaller komt.
Welnu, hoe waarschijnlijk is het dat de overschrijding door deze meevaller kan worden gecompenseerd voordat je leidinggevende een maandelijkse review van de financiën doet? Gaten dichten (met andere gaten) is niet wat er van je verwacht wordt. Je leidinggevende heeft misschien ook over de meevaller gehoord en heeft het misschien al in haar projecties meegenomen.
Bovendien kan het niet direct onder ogen zien van het probleem en het onder het tapijt vegen binnenkort een CLM (carrière beperkende stap) worden.
Het is beter dat je het nieuws zelf brengt dan dat je meerdere haar eigen verhaal creëert. Hiermee kun je de verzachtende omstandigheden uitleggen waarin het probleem zich voordeed. Je was bezig met prioriteiten die zij je heeft meegegeven, toch? En je hebt je team in staat gesteld om hun financiën onafhankelijk te beheren, toch?
Ten slotte, er is misschien nog een kans om de situatie op te lossen als je het slechte nieuws snel aanpakt. Als je te lang wacht, kan die kans verkeken zijn. Eenmaal gemaakte kosten zijn moeilijk terug te verdienen.
Niet te haastig...
Bij het omgaan met complex slecht nieuws raad ik aan om goed na te denken over hoe je het nieuws wilt brengen. Managers zijn drukke mensen en ze worden het liefst op een beknopte en samenhangende manier op de hoogte gebracht, onder meer met gedegen advies en oplossingsrichtingen.
Dus je zou een aanpak als deze kunnen overwegen: "Hé [manager X], ik kwam er vandaag achter dat er een probleem is met de financiën van de kennisoverdrachtsfase. We zitten 300k boven het budget. Ik ben nu bezig met een detail analyse met de transitie manager en zijn team en we zullen je morgen om 14.00 uur een update geven met mitigatiescenario's".
Waarom eigenaarschap nemen? Ik heb het niet gedaan...
Je bent een teamspeler, toch? Dus het maakt niet uit wie een probleem heeft veroorzaakt. Het team als geheel moet het probleem oplossen. Eigenaarschap nemen en de situatie naar een oplossing brengen, levert je credits op. Je wordt gezien als een echte professional en teamplayer. Managers zullen in de toekomst weten dat ze op je kunnen rekenen.
Waarom oplossingen bieden?
Managers zijn meestal druk en enigszins ongeduldig. Ze hebben zelf al genoeg problemen en zullen niet bijzonder enthousiast zijn om te horen over een nieuw probleem.
Daarom, wanneer een nieuw probleem zich voordoet en je erover rapporteert, is het raadzaam om meerdere mogelijke oplossingen aan te bieden: bijvoorbeeld A, B en C. Beschrijf de voor- en nadelen van elk alternatief en beveel het beste alternatief aan, waarbij je uitlegt waarom.
Nogmaals, een dergelijke aanpak zal je credits opleveren.
Extras
Een extreme vorm van slecht nieuws afhandelen is te zien in de film “11:14”.
Tien geboden over het omgaan met slecht nieuws vind je hier.
Volgens mij zijn gebod 9 (geen vertraging), 8 (niet verbergen) en 4 (oplossingen brengen) de belangrijkste. Gebod 10 is niet relevant voor onze context, omdat we stellen dat slecht nieuws zo snel mogelijk moet worden gemeld, terwijl dit gaat over "dreigend" slecht nieuws.
Een kort maar interessant artikel over omgaan met slecht nieuws door Harvard Business Review is hier te vinden.
---
Als je deze tip nuttig vond, overweeg dan om je te abonneren op onze nieuwsbrief met meer praktische tips zoals deze.
Comentários