#BPO en #ITOutsourcing deals worden bestuurd via scorecards, dashboards etc. met een RAG-status (rood, oranje, groen).
Vooral aan het begin van outsourcing deals, tijdens de transitie en kennisoverdracht, hebben dashboards de neiging om rood te kleuren.
Nu kun je als programmamanager bij de service provider of de klant wachten tot de stuurgroep je vertelt om ZSM NAAR GROEN TE GAAN.
Of... je kunt besluiten om proactief je eigen "Get to Green" plan te maken.
Wat het is?
Een eenvoudige visuele tool die laat zien welke interventies je hebt gepland met eigenaren, tijdlijnen en resources om specifieke issues op te lossen.
Het is in feite een communicatiemiddel dat je kunt gebruiken om de boodschap over te brengen dat "ja, we bevinden ons in een moeilijke situatie EN ja, we zitten er bovenop om het probleem zo snel mogelijk op te lossen".
Je wilt laten zien dat je in control bent, om te voorkomen dat je wordt gecontroleerd door anderen.
Het moet worden afgestemd op een kritisch publiek. Sommige leden van de stuurgroep houden van grafieken. Sommigen houden van high level samenvattingen. Anderen willen elk mogelijk detail zien.
Het is gebaseerd op een adequate RCA (root cause analysis). Het heeft geen zin om moeite te verspillen aan de verkeerde oorzaak.
Het moet een tweerichtingsgesprek vergemakkelijken. Dit wordt behandeld in het gedeelte "Hulp vereist" van het plan.
Complexe vraagstukken hebben doorgaans complexe oplossingen aan beide kanten van de relatie. Stuurgroepleden moeten mogelijk worden geactiveerd om te escaleren, tijd en middelen toe te wijzen, enz. binnen hun organisaties en hun senior management.
Wanneer een probleem superkritisch is, wordt het get to green-plan beheerd door middel van dagelijkse vergaderingen. De frequentie kan afnemen tot drie bijeenkomsten per week, een wekelijkse vergadering etc. afhankelijk van de voortgang van de oplossing.
Jaren geleden waren mijn vrouw en ik op vakantie in Indonesië. Terwijl we 's avonds in een taxi naar een traditionele dansvoorstelling reden, kreeg ik een telefoontje van mijn manager. Hij vertelde me dat de klant ontevreden was over de status van het contractwijzigingsproces. De klant vroeg zo snel mogelijk om een GET TO GREEN PLAN. Het kon blijkbaar niet wachten tot ik weer aan het werk was.
Je kunt je dus de stemming in de taxi en het theater voorstellen na dat telefoontje.
Als je een dergelijke situatie wilt voorkomen, kun je beter proactief een Get to Green plan maken.
____________
Als je deze tip nuttig vond, overweeg dan om je te abonneren op onze nieuwsbrief met meer praktische tips zoals deze.
Komentar