Ik krijg regelmatig de vraag van collega's waarom hun e-mails niet worden beantwoord en de mijne wel.
Hier zit geen magie achter... of misschien een klein beetje.
Laat ik hier een tipje van de sluier oplichten. Noot: deze post gaat over belangrijke e-mails in een internationale zakelijke context, niet over koude e-mails, e-mails naar vrienden of liefdesbrieven 😊.
Na 25+ jaar e-mails schrijven zijn voor mij de juiste e-mailvaardigheden een combinatie van de volgende 7 elementen:
1. De absolute nummer één is: een duidelijke en aansprekende onderwerpregel. Je verhoogt exponentieel de kans dat je e-mail wordt beantwoord door een senior stakeholder als de onderwerpregel iets zegt als "Je handtekening nodig voor contract XYZ" of "Concept-e-mail over ABC – graag je reactie vóór donderdag 13.00 uur". Het is meer geluk dan wijsheid als je een antwoord krijgt op een e-mail met de onderwerpregel "Re 20230902 system report analysis_YUBTK" of een andere obscure zin (tenzij die specifieke stakeholder urenlang achter zijn laptop wachtte op alleen dit exacte systeemrapport). Houd er rekening mee dat senior stakeholders drukke mensen zijn en dagelijks tig e-mails ontvangen. Het is dus slechts een kwestie van een beetje respect voor hen tonen om je e-mail correct te labelen, in plaats van hen te laten raden waar de e-mail over gaat. Dit nummer 1-element vooronderstelt overigens nummer 2.
2. Het volgende belangrijke element is vertrouwdheid. Kent de ontvanger van de e-mail jou? Of zal die persoon denken: "geen idee van wie deze e-mail is, laten we hem onderaan de stapel plaatsen". Of erger nog, "laten we het in het ronde archief plaatsen" (= de prullenbak). Dus als de ontvanger je niet kent, verwacht dan niet snel een antwoord. Het is beter om een ander communicatiekanaal te gebruiken (zie punt 3) of iemand anders te vragen om de e-mail namens jou in kopie mee te sturen.
3. Ten derde gaat het om de juiste communicatiestrategie. Is een e-mail naar deze persoon de beste manier om iets gedaan te krijgen? Of zie je betere alternatieven, zoals een telefoontje, een Teams-chat of het opzetten van een vergadering? E-mails worden vaak misbruikt om de verantwoordelijkheid over te dragen. Zoals: "Ik heb haar een mailtje gestuurd zodat het niet langer mijn probleem is; mijn werk zit erop". Zou deze persoon echt niet meer verantwoordelijk zijn omdat een e-mail nu verstopt zit in de inbox van iemand anders? E-mailen lijkt dan op een tenniswedstrijd: "de bal ligt nu aan hun kant van het het". Als een e-mail de beste strategie is, bijvoorbeeld omdat jij en de ontvanger niet in staat zijn om op korte termijn te praten of af te spreken, ga er dan voor en pas de andere 6 items op deze lijst toe.
4. Even belangrijk: houd het beknopt en coherent. Mensen aan het begin van hun carrière hebben de neiging om e-mails te schrijven die beginnen met "er was eens ...". Het schrijven van goede e-mails is meer kunst dan een vaardigheid. Ik leer nog elke dag bij. Als het enigszins mogelijk is, begin dan eerst met de conclusie en geef daarna wat achtergrondinformatie. Overweeg om details in een bijlage te plaatsen. Sommige senior stakeholders houden van details. Anderen willen alleen een hoog over samenvatting lezen.
5. Hiërarchie helpt. Net als bij punt 2, moet je soms een meer senior persoon gebruiken om je e-mail naar een senior stakeholder te sturen om de kans op een reactie te vergroten. Vooral in grotere organisaties, als je lager in de hiërarchie staat, is het soms onvermijdelijk om deze tactiek te gebruiken om dingen gedaan te krijgen, om een beslissing te krijgen, enz.
6. Andere posts adviseren om e-mails naar meerdere mensen tegelijk te sturen om een "beetje groepsdruk" te creëren. Ik zou het tegenovergestelde willen beweren. Bij voorkeur schrijf je 1 op 1 e-mails. Als het beter is om naar een groep te e-mailen wees dan heel duidelijk van wie van de ontvangers je een reactie verwacht op een specifiek verzoek. Het is onverstandig om een verzoek in het midden van een groep te gooien en een reactie te verwachten. Elk van de ontvangers kan geloven dat de anderen actie zullen ondernemen. Net als een bal die tussen twee voetballers belandt. Wie pakt de bal?
7. In uitzonderlijke gevallen kan het nodig zijn dat je wat hiërarchische druk moet uitoefenen. Dit betekent bijvoorbeeld het opnemen van jouw manager en de manager van de ontvanger in de cc van een e-mail. Soms is dit nodig als er na meerdere pogingen nog steeds geen reactie is op e-mails, telefoontjes en vergaderverzoeken. Probeer een dergelijke tactiek te vermijden omdat het relaties onder druk zet, maar het is soms onvermijdelijk om dingen voor elkaar te krijgen.
Extras
Houd er rekening mee dat er mogelijk drie vervormingen zijn in de communicatie: vervormingen in de boodschapper, de boodschap en de ontvanger. Zie bijvoorbeeld deze grappige video over een "geschreven Chinees fluisterspel".
Verwacht geen reactie van mensen in de cc. Er was een periode in mijn carrière dat ik zoveel e-mails ontving dat ik me gedwongen voelde om een regel te maken die e-mails met mij in cc doorstuurde naar een specifieke map. Daarna was ik die map vergeten 😊 en namen collega's contact met me op voor een antwoord op hun e-mails.
--------
Als je deze tip nuttig vond, overweeg dan om mij te volgen op LinkedIn.
Comments